ケアプランデータ連携システムとは？費用・デメリット・処遇改善加算の要件【2027年1月移行対応】

ケアプランデータ連携システムの仕組み

ミナ

いまはケアマネ事業所から毎月FAXで提供票が届いて、それを介護ソフトに打ち込んでいます。それがなくなるんですか？

ジムチョー

取引先も使っていれば、FAXの代わりにデータで届くんだ。介護ソフトにそのまま取り込めるから、打ち込み直しと読み間違いが減るよ。

ミナ

相手の事業所が使っていなければ、これまでどおりFAXということですか？

ジムチョー

そうなるね。このシステムは、送る側と受け取る側の両方が使ってはじめて効くんだ。だから導入の前に、取引先のうちどこが使っているかを数えておこう。

やりとりの流れは次のとおり。

紙やFAXのときは、受け取った側が内容を打ち込み直していた。データで受け取れば打ち込みの手間と転記の誤りが減る。サポートサイトは、月あたり1,750円の利用料で年に約80万円の費用を削れるという試算を載せている。

取引先が使っているかは、福祉医療機構（WAM NET）の利用状況のページで、事業所名や地域から検索して確かめられる。

いまのシステムでは、ライセンスは事業所番号ごとに1つ要る。同じ法人の通所介護と訪問介護のように、事業所番号が違えば別々に申し込む。

2027年1月に介護WEBサービスへ移る

厚生労働省は2026年7月29日の通知（介護保険最新情報 Vol.1529）で、ケアプランデータ連携システムを2027年1月（予定）に介護情報基盤の「介護WEBサービス」へ移すと案内した。具体的な期日は、あらためて知らされる。

移行後は、データを何度でもダウンロードできる、複数のパソコンで扱いやすくなる、といった変更も案内されている。いまのシステムは、移行のあと一定の期間がたったら止まる予定。市町村が介護情報基盤を使い始める時期にかかわらず、事業所の側の準備は要る。

加算・報酬との関係

ミナ

処遇改善加算のほかにも、このシステムが条件になっているものがあるんですか？

ジムチョー

居宅介護支援費（Ⅱ）だね。システムを使い、事務職員を置いている居宅介護支援事業所は、ケアマネ1人あたりの件数が多くても報酬が下がりにくくなるんだ。

ミナ

ケアマネ事業所は、6月から対象になった処遇改善加算の条件にも使えるんですよね。

ジムチョー

そうなんだ。居宅介護支援にとっては、報酬と処遇改善加算の両方に効く仕組みだね。国が利用を後押ししている流れの中にあるから、次の改定での扱いも見ておこう。

処遇改善加算のロの条件（令和8年度特例要件）は、ケアプランデータ連携システムの利用のほか、生産性向上推進体制加算の算定、社会福祉連携推進法人への所属のいずれでもよい。ケアプランデータ連携システムで満たせるのは訪問系・通所系と短期入所系・小規模多機能系、生産性向上推進体制加算で満たせるのは短期入所系・小規模多機能系と施設系（令和8年度 基本通知 3(1)⑧）。令和8年度は、この特例要件を満たす事業所に限り、キャリアパス要件と職場環境等要件も、令和9年3月末までに整えると誓約すれば申請時点から満たしたものとして扱われる。区分と要件の全体は処遇改善加算の区分と要件、生産性向上推進体制加算は生産性向上推進体制加算の要件と準備にまとめている。

居宅介護支援費（Ⅱ）の事務職員は、常勤でなくてもよく、同じ法人の別の事業所に置いている職員でもよい。システムは、ケアプランデータ連携システムと同じ機能と安全性を持つ市販のシステムでもよいとされている。

利用そのものを義務づける決まりはなく、国は加算・報酬の条件にすることと、利用料を無料にすることで利用を広げている。介護WEBサービスへの移行に伴う加算の扱いは、厚生労働省が追って案内するとしている（Vol.1529 の別添のチラシ）。

メリットとデメリット

ミナ

無料で加算の条件にもなるなら、入らない理由がない気がしますが、デメリットはありますか？

ジムチョー

取引先が使っていなければ効果が出ないこと、介護ソフトが対応していないと使えないこと、2027年1月の移行で登録の手続きが要ること、の3つかな。入る前に、この3つを事業所ごとに確かめておこう。