運営指導（実地指導）で確認される書類一覧｜通所介護の確認文書と返還につながる指摘

結論（この記事でわかること）

ミナ

運営指導の通知が来ました。何を用意すればいいのか、全部の書類を出さなければいけないのか不安です。

ジムチョー

見られる書類は、厚労省の運営指導マニュアルに「確認文書」として一覧化されているんだ。確認文書以外の文書は原則求められないから、準備の土台はその一覧になるよ。ただし、加算の根拠書類は一覧の外から求められるんだ。

ミナ

つまり、手元の書類を全部出すのではなく、一覧に載っているものと、加算の要件にかかる書類を揃えればいいということですね。

ジムチョー

そういうことだね。通知は原則、実施日の1か月前までに来るから、その間に一覧と手元の書類を突き合わせて、足りないものを洗い出そう。

運営指導（2022年3月の運営指導マニュアルの策定で実地指導から名称変更）で見られる書類は、厚労省の運営指導マニュアルの別添にサービス種別ごとの「確認項目」と「確認文書」（以前は「標準確認項目」「標準確認文書」と呼ばれた）として一覧化されている。確認項目以外は特段の事情がない限り確認せず、確認文書以外の文書は原則求めないとされている（介護保険施設等指導指針）ので、準備の土台はこの一覧に沿って書類を揃えることになる。ただし、加算の根拠書類は確認文書に限らず算定要件ごとに求められ、確認文書に不備があって確認項目が確認できないときも、ほかの文書を求められることがある。

運営指導は次の3種類の指導からなり、通常は同じ日にまとめて行われる。

返還（過誤調整）につながるのは、主に3つ目の報酬請求指導での指摘だ。加算の算定要件を1つでも満たしていなかったと認められると、その加算は自己点検のうえ過誤調整で返還するよう指導される。加算の根拠書類（勤務形態一覧表と資格証、計画書と記録、委員会の議事録など）で要件を満たしていることを示せない加算は、算定していても返還を求められることがある。一方、運営基準の違反（たとえばサービス提供記録がない）だけでは、基本報酬の返還を求める根拠にはならず、改善指導になる。

実施は原則、実施日の1か月前までに文書で通知される（高齢者虐待が疑われるなど、あらかじめ通知すると日常のサービスの状況を確認できない場合は、指導の開始時に通知される）。運営指導は原則として指定の有効期間（6年）内に少なくとも1回行われ、居住系・施設系のサービスは3年に1回以上が望ましいとされている。書類の確認が中心の運営体制指導と報酬請求指導は、情報セキュリティの確保を前提に、オンライン会議システムなどで行うこともできる。施設・設備や利用者の様子を見る実施状況指導は実地で行う。

確認の対象は原則、前年度から直近（おおむね1か月前まで）の実績に係る文書で、利用者の記録は原則3名以内を抜き出して見る。電子で管理している書類（介護ソフトの記録や勤怠システムなど）は画面上で内容を確認する扱いで、印刷した書類の準備や提出は求めないとされている。事前や当日に出す資料や写しは1部でよく、指定申請や変更届で自治体にすでに出している文書は再提出を求められない。