介護事業の区分経理とは？共通経費の按分基準と保険外サービスの消費税の扱い

区分の単位

ミナ

株式会社の場合は、どの単位で分ければいいですか？

ジムチョー

会計ソフトの部門コードを「事業所 × サービス種別」で作って、売上と直接費をそこに付けるんだ。共通経費は、月次か年次で按分しよう。

株式会社の場合、会計ソフトの部門コードを「事業所 × サービス種別」で設定し、売上と直接費を部門に付ける。共通経費は月次または年次で按分する。

老振発第18号は、事業所単位で経理が区分されることを前提に、会計単位分割・本支店会計・部門補助科目・区分表の4つの方式を例に挙げている。通知の表による按分がしにくいときは、実態に即した合理的な方法で事業ごとに会計が区分され、その状況が明らかにされていればよい。ただし、調査などで会計の状況の記載を求められたときに答えられる区分にしておく必要がある。

社会福祉法人のサービス区分は、指定基準等で当該事業の会計とその他の事業の会計を区分すべきとされている事業（介護保険サービス、障害福祉サービスなど）を単位にする。ただし、介護予防サービスなど、介護サービスと一体で行っていて両者のコストを区分しにくいものは、介護予防サービスなどの収入額だけ把握できれば同じサービス区分にしてよい（訪問介護と第1号訪問事業、通所介護と第1号通所事業など）。サービス区分が1つだけの拠点区分は、拠点区分資金収支明細書と拠点区分事業活動明細書の作成を省略できる。介護保険サービスを行う拠点は、サービス区分ごとの事業活動の状況を見る拠点区分事業活動明細書を作り、拠点区分資金収支明細書は省略できる（運用上の留意事項5、運用上の取扱い26）。

消費税の区分

ミナ

介護保険のサービスは非課税だから、消費税は気にしなくていいと思っていました。

ジムチョー

保険外の宿泊や家事代行、配食は課税なんだ。非課税売上が大半だと、家賃や消耗品にかかった消費税のほとんどが控除できずにコストになる。ここは税理士と一緒に整理しておこう。

ミナ

補助金も、売上と同じように扱っていいんですか？

ジムチョー

補助金は不課税だから、売上とは分けて処理するんだ。事業の収益性を判断するときも、補助金は別にして見ておこう。

非課税売上が大半の事業所では、課税仕入（家賃、消耗品、外注費）にかかった消費税のほとんどが仕入税額控除できず、コストになる。課税事業者で、課税売上割合が95%未満か、課税売上高が5億円を超える場合は、個別対応方式か一括比例配分方式で控除額を計算する（消費税法第30条第2項・第4項）。課税売上割合は「課税資産の譲渡等の対価の額 ÷ 資産の譲渡等の対価の額」で、補助金のような不課税の収入は分母にも分子にも入らない（同条第6項）。

基準期間（原則として前々事業年度）の課税売上高が1,000万円以下の事業者は、適格請求書発行事業者に登録していなければ、消費税の納税義務が免除される（同法第9条）。免税事業者なら課税売上割合の計算は要らず、仕入れにかかった消費税はそのまま費用になる。特定期間の判定などの例外もあるので、自社がどちらに当たるかは税理士に確かめる。

適格請求書（インボイス）は、課税資産の譲渡等を受ける他の事業者から求められたときに交付するもので（同法第57条の4）、非課税の介護報酬には交付義務がない。個人の利用者向けの自費サービスも、相手が事業者ではないので交付義務の対象外になる。登録するかどうかは、課税売上の相手先に事業者がいるか、登録して課税事業者になると納税が生じることを踏まえて決める。

食費・居住費などの非課税の範囲や、保険外サービスの課税の判定は、消費税法基本通達6-7-1〜6-7-3と国税庁の質疑応答事例（出典欄）で確かめられる。判断に迷う個別の取引は、税理士に相談する。

共通経費の按分基準

ミナ

家賃は面積比、管理者の人件費は勤務時間比と、経費ごとに基準が違ってもいいんですか？

ジムチョー

経費ごとに合う基準を選べばいいんだ。大事なのは、決めた基準を経理規程か内規に書いて、年度の途中で変えないことだよ。

ミナ

どうしても基準を変えたくなった場合は？

ジムチョー

変える理由と適用開始年度を記録に残しておこう。あとで年度を比べるときに、どこで基準が変わったかを説明できるようにしておくんだ。

通知の表によりがたい場合は、実態に即した合理的な按分方法によってよい。そのうえで、どの方法で区分したかが分かるように記録しておくことが求められているので、按分基準は経理規程か内規に書き、年度の途中で変えない。変える場合は理由と適用開始年度を記録する。